Hinkt jedoch der Reifegrad der Organisation der Idealvorstellung hinterher, ist ein rein agiles Vorgehen bei Projekten nicht sinnvoll. Stattdessen kann im Projekt Management eine hybride Form eingesetzt werden. Das Modell vereint, passend zum Reifegrad der Organisation, das Beste aus beiden Welten. Dank dieser Flexibilität gelingt die angestrebte Transformation.
Klassisch oder agil?
Um diese Frage zu beantworten, muss die organisatorische Reife der Unternehmung und deren Mitarbeitenden mitberücksichtigt werden. Handelt es sich eher um eine konservative, hierarchisch geführte Organisation mit festen Strukturen und Prozessen, ist man mit einem klassischen Projekt Management gut bedient, also ein Vorgehen mit Lastenheft, Pflichtenheft, Projektstrukturplan und Meilensteinen.
Bei einem klassischen Projekt Management ist das Projektziel vorab definiert und alle Entscheide richten sich an diesem Ziel (scope driven) aus. Laufzeit und Kosten sind in der Regel die flexiblen Grössen, und mitunter ein Grund dafür, weshalb viele Projekte zu lange dauern und zu viel kosten. Ausserdem stösst die klassische Vorgehensweise in schnellen, dynamischen Arbeitswelten mit stetiger Veränderung des Umfelds und der Anforderungen sowie den entsprechenden Zielsetzungen (moving target) an Grenzen.
In den agilen Projekt Management-Methoden sind die Ressourcen und die Laufzeit fix definiert, ohne dass die genauen, detaillierten Anforderungen beim Start bereits festgelegt sein müssen. Das bietet die Möglichkeit, während des Projekts Erkenntnisse und Resultate in die Anforderungen zurückfliessen zu lassen und sich so beweglich (agil) dem Endzustand zu nähern. Hierzu muss jedoch die Führung der Unternehmung bewegliches Vorgehen zulassen und dem Projektteam Vertrauen schenken. Ist diese Kultur in der Firma nicht verankert, sollte man von einem vollständig agilen Projekt Management absehen.
Hybrides Projekt Management PM@Affinitas
Affinitas hat ein Projekt Management-Tool entwickelt, um ein hybrides Projekt Management abzubilden und umzusetzen. PM@Affinitas ist ein unkompliziertes, flexibles und visuell gestaltetes Web-Werkzeug, das ein schlankes und effizientes Projekt Management – auch firmenübergreifend – ermöglicht.
Die Projektphasen können klassisch durchlaufen werden, agile Methoden können nach eigenen Bedürfnissen und unter Berücksichtigung des Reifegrades der Unternehmung, definiert werden. So liegen im PM@Affinitas Werkzeuge des klassischen Projekt Managements wie der Prozess als solcher, Tollgate Reviews, Projekt-Reviews, Stakeholder-Analyse, Risikoanalyse oder Controlling-Instrumente, wie z.B. eine «Earned-Value-Analyse» vor. Aus der agilen Welt liegen Werkzeuge wie das Retro, der Leuchtturm oder der Product Backlog (um volles agiles Arbeiten zu ermöglichen) bereit. Mit PM@Affinitas ist es möglich, umgehend ein Projekt zu starten, zu steuern und zu dokumentieren. Je nach Reifegrad der Unternehmung, respektive der Projektmitarbeitenden, kann das Projekt eher mit den klassischen Werkzeugen geführt werden oder es können vermehrt agile Instrumente eingesetzt werden.
Résumé
Vom Auftraggeber wird oft unausgesprochen ein agiles Vorgehen vorausgesetzt. Man will schnell auf veränderte Marktbedürfnisse reagieren und die Anforderungen jederzeit umschreiben. Geführt werden die Projekte dann aber doch mit klassischen Methoden, ausser vielleicht in Softwareprojekten. Spannungen und Differenzen sind damit absehbar. Weil die Realität in den Unternehmen oft von hybrider Natur ist, eignet sich ein hybrider Werkzeugkasten fürs Projekt Management perfekt.
PM@Affinitas ist kein theoretisch-akademisches Projekt Management, es dient dem direkten Einsatz in der Praxis. Die intuitive Oberfläche sowie die leicht verständlichen Vorlagen erlauben es, das Projekt gezielt, transparent und dokumentiert abzuwickeln. Reifere Organisationen oder Teams in Teilprojekten bedienen sich eher der agilen Instrumente. Konservativ strukturierte Unternehmungen greifen bevorzugt zu den klassischen Projekt Management-Methoden, gegebenenfalls ergänzt mit einfacheren agilen Instrumenten. Beispielsweise kann und sollte das Retro in jeder Form des Projekt Managements Einzug halten.
PM@Affinitas löst das Dilemma und adaptiert sich an die Anforderung und den Reifegrad der Unternehmung.
Ein Erfahrungsbericht von Martin Hess
