In unseren Interim Management Mandaten übernehmen wir oft die Rolle des Coaches. Einmal im Jahr drehen wir den Spiess um und lassen uns in inspirierender und abgeschiedener Umgebung von einem professionellen externen Trainer zu einem bestimmten Thema schulen. Für diesen Herbst wählten wir das Thema «Resilienz stärken – Effektivität steigern».
Damit die Resilienz gestärkt werden kann, gilt es, sich selbst (noch) besser kennenzulernen. Hilfreich sind dabei die folgenden Leitfragen:
- Wie reagiere ich in einer bestimmten Situation?
- Wie gestalten sich meine Lebensumstände?
- Wie gut bin ich im Leben sozial eingebettet?
- Welche Stressoren belasten mich?
- Kenne ich meine Erholungsoasen?
- Passen meine Stärken auf meine Rollen im Leben?
- Bin ich eine den Morgen liebende Lerche oder doch eher eine nachtaktive Eule?
Sind die Antworten aus diesen Fragen erst einmal gewonnen und ist das daraus abgeleitete sinnvolle Handeln definiert, ist bereits der erste Schritt, resilienter zu werden, vollbracht. Sind beispielsweise die persönlichen Erholungsoasen bekannt, können diese eingeplant werden. Und ist man sich seiner leistungsfähigsten Stunden im Verlaufe des Tages bewusst, sollten die wichtigsten Arbeiten in diesem Zeitraum erledigt werden.
Erfolgreich ist, wer Effizienz und Effektivität stets verbindet
Da das Leben sowohl in beruflicher wie auch privater Hinsicht viel von uns abverlangt ist es zentral, unsere Tätigkeiten gut zu organisieren.
Aus dieser Feststellung erwachsen sogleich die nächsten Fragen:
- Welche Arbeiten sind die wichtigsten?
- Wie agiere ich effizient oder effektiv und wie unterscheiden sich die beiden Begriffe voneinander?
Ein neu erlerntes Werkzeug hat uns sicher durch diese beiden Fragestellungen geführt und es uns deshalb sehr angetan: die Covey-Matrix.
Dazu müssen in erster Linie Effizienz und Effektivität klar voneinander unterschieden werden.
Bei der Effizienz spielt der Faktor Zeit mit. Je mehr eine Person in kurzer Zeit erledigt, desto effizienter ist sie.
Die Frage, die wir uns stellen müssen ist, ob wir in unserem effizienten Tun auch das Richtige erledigen. Damit möchten wir vermeiden, dass wir das Falsche effizient erledigen.
Effektivität bedeutet für uns daher, unbedingt das Richtige zu tun.
Erfolgreich ist demzufolge, wer Effizienz und Effektivität stets miteinander verbindet und entsprechend die richtigen Arbeiten richtig erledigt. Idealerweise werden daher die wichtigen Dinge in kurzer Zeit erledigt. Eine Erkenntnis, die künftig als goldener Standard für uns, unsere Projektleiter- und Interimsmanagement-Mandate und auch für unsere Kunden selbst dienen soll.
Die Covey-Matrix
Die Covey-Matrix hat uns sehr darin unterstützt, unser Handeln effektiver zu gestalten. Wie beim Eisenhower-Prinzip lässt sich die Methodik in vier Quadranten aufteilen:
Folgerungen
Es gilt uns selbst zu beobachten und festzuhalten, in welchem Quadranten wir mit welchen Tätigkeiten wieviel Zeit verbringen. Schnell wird man feststellen, dass die allermeisten Tätigkeiten unbewusst dem Quadranten «Dringlichkeit» zugeordnet werden und damit auch die meiste Zeit verbracht wird. Dies führt dazu, dass wir im bekannten Hamsterrad drehen, und das möglicherweise sogar sehr effizient.
Werden die Arbeiten nicht klar gemäss der Covey-Matrix aufgeschlüsselt, kommen immer mehr Arbeiten hinzu und wir versuchen fortwährend vergeblich, diese immer noch effizienter abzuarbeiten. Die Negativspirale beschleunigt sich so immer mehr, bis nichts mehr geht.
Wir beobachten viele Teams, die ausschliesslich im Quadranten «Dringlichkeit» operieren. Der Erfolg bleibt meisten aus, die Mitarbeitenden brennen aus, verlassen das Team oder gar die Firma und die Kunden wenden sich ab. Die Frage nach dem Warum und die Freude an der Arbeit gehen unter dem Druck der Arbeitslast immer mehr verloren.
Resümee
Die Covey-Matrix hilft uns zu erkennen, dass wir nur aus dem «Dringlichkeits-Hamsterrad» herausfinden, wenn wir einerseits unsere Tätigkeiten hinterfragen und sie in die obgenannten vier Felder aufteilen, andererseits proaktiv genügend Zeit und Fokus auf die Tätigkeiten im Quadranten «Qualität» setzen. Die Tätigkeiten in den Quadranten «Täuschung» und «Zeitverschwendung» sollten reduziert oder gar eliminiert werden, da sie nicht zum erfolgreichen Tun beitragen. So ist beispielswiese ein Waldspaziergang (Erholungsoase) einem nicht-fokussierten Social Media Konsum vorzuziehen.
Proaktive Tätigkeiten im Quadranten «Qualität» werden uns helfen, den Quadranten «Dringlichkeit» zu entlasten, aber auch effektiveres Handeln zu bewirken. Um die Qualitäts-Tätigkeiten vorantreiben zu können, sind freie Ressourcen notwendig.
Affinitas unterstützt Sie gerne und führt Sie oder Ihre Organisation mit Erfahrung, Fachwissen und freien Ressourcen zu einem effektiveren Handeln und einem besseren Wohlbefinden. info@affinitas.ch.
Ein Erfahrungsbericht von Martin Hess
